Bence pandeminin hayatımıza kattığı iyi bir şey varsa, o kesinlikle hibrit (yarı evden) ya da tamamen remote sistem (uzaktan) çalışma yöntemlerinin artması ve birçok toplantı ve görüşmenin de artık dijital platforma taşınmasıdır.
Özellikle çok sayıda müşterisi olan markalar için, fiziki toplantılar hem zaman hem de maddi açıdan külfet. Pandemiden önce birçok firma evden çalışma sistemine sıcak bakmıyorken, yaşadığımız zorunlu evden çalışma günlerinden sonra birçok kurumsal firma, hibrit sisteme geçiş yaptı. Bunlar arasında Türkiye’nin ileri gelen bankaları, medya kuruluşları, çok sayıda basın ve sosyal medya ajansları başı çekiyor.
İlginçtir ki, bu markalar evden çalışma sistemine geçilince personellerinin iş veriminin çok ciddi oranda arttığını gözlemleyince, pandemi tedbirleri sona ermesine rağmen sistemlerini hibrit ya da remote çalışma düzeninde devam ettirmeyi seçti.
Haliyle online toplantılar hızla yükselişe geçerek, iş dünyasının vaz geçilmezi oldu.
Peki online görüşmeler için de bir takım yazılı olmayan kurallar var mıdır? Elbette var. Üstelik bu kurallar dijital platformda, fiziksel görüşmelerden daha fazla önemseniyor çünkü sizi değerlendirebileceği kriterler sınırlı.
Toplantı saatine riayet etmek ilk kural
Fiziksel toplantılarda trafik yüzünden küçük gecikmeler sorun edilmeyebilir. Ancak dijital toplantılarda karşı tarafı 1-2 dakika bile bekletiyor olmak kesinlikle toplantı başlamadan negatif bir algı oluşturur.
Kulaklık avantaj
Aslında kulaklık kullanımı şart değil ancak özellikle kalabalık bir ortamdaysanız, kulaklık ile online görüşmeye katılmak hem sizin sesinizi karşı tarafa filtreleyerek iletir hem de sizin onları daha konsantre dinlemenize olanak sağlar. Ben sessiz yerlerde bile daha konforlu olduğu için toplantılara mutlaka kulaklık ile katılmayı tercih ediyorum. Kablosuz kulaklıklar gerçekten hayatı çok kolaylaştırıyor ancak onların da şarjlarının tam dolu olup sizi yarı yolda bırakmayacağına emin olmanız lazım.
Kılık kıyafet önemli mi?
Aslında bu sorunun yanıtı toplantınızın içeriğine ve katılımcılar ile olan yakınlığınıza göre değişir. Ancak resmi bir toplantıya özensiz bir kılıkla katılmış olmak emin olun diğer katılımcıların gözünden kaçmayacaktır.
Kimi zaman da gereğinden fazla resmi giyinmek de uyumsuzluk oluşturabilir. Bu nedenle online toplantılarda her zaman sade ve klasik bir seçim size doğru tercihi yapmanıza yardım eder.
Toplantı sırasında birşeyler yenebilir mi?
Kesinlikle bu iş toplantılarında hoş karşılanmaz ancak elbette kahvenizi ve suyunuzu yudumlayabilirsiniz.
Aniden kapı çalındı, kargo gelmiş!
Bazen toplantının en önemli yerinde evdeki kapı zili çalar. Hay Allahım açsanız bir dert, açmayıp kurye geri gitse uğraş dur.
Ben böyle durumlarda açıklama yapamadan kameramı ve mikrofonumu kapatıp hızlıca pakedimi teslim alıyor, döndüğümde de tüm katılımcılardan kısa bir özür dileyerek devam ediyorum.
Ama sizin çok fazla aktif olmadığınız toplantılarda, kamera ve mikrofonun kapanmış olmasının herhangi bir sessizliğe ya da akışta değişikliğe neden olmadıysa bence açıklamaya da hiç gerek yok.
Estetik Önemli
Online görüşmelerde karşı tarafa sunduğunuz fon görüntüsü önemli. Arkanızda dağınıklık, kirli eşyalar, kalabalık görüntüler varsa bu karşı taraf için olumsuz bir izlenim bırakabilir. Evde fon olarak kullanacağınız uygun bir alan yoksa, sırtınızı duvara vererek sade ve daha temiz bir görüntü oluşturabilir ya da online toplantı uygulamasının ayarlarından kendinize bir arka plan seçebilirsiniz.
Geçen hafta katıldığım toplantılardan birinde bir müşterimiz arka planına Hawai teması uygulamıştı. Tüm toplantı boyunca istemsizce kendimi Hawai plajlarında hayal ettim
Kameram kapalı olsun, beni görmeyin
Toplantı sırasında birçok kişi kamerasını açmak istemiyor ama şunu bilmenizi isterim ki, kameranız kapalıyken karşı taraf kendini bir duvara konuşuyor gibi hissedebilir.
Bu nedenle hem nezaketen, hem de daha verimli bir toplantı için bence online toplantılarda kameranın kapalı olması iyi bir fikir değil.
Mikrofonu kontrol et!
Özellikle kalabalık toplantılarda bu çok sık yaşanıyor. Toplantıda olan bir katılımcı mikrofonunun açık olduğunu fark etmiyor ve ev halkının arkada dönen tüm diyalogları toplantıda yankılanıyor.
Kimi zaman da çocuk sesleri, pencereden gelen gürültüler v.s gibi farklı gürültüler toplantıdaki katılımcılar için dikkat dağıtıcı olabiliyor. Siz iyisi mi mikrofonunuzu sık sık kontrol edin.
Kayıt varsa izin gerekir!
Toplantınızın kaydını alacaksanız mutlaka kayda başlamadan önce tüm katılımcılardan izin almanız gerekir. İzin almadan toplantı kaydına başlamak hem nezaket kurallarına aykırıdır, hem de kişisel verileri koruma kanunu gereği suç işlemiş olursunuz.
Yorum Yazın